博士申請的補充說明信（Supplementary Statement）往往不是一次寫完。你可能先寫了一版給 A 校，後來為 B 校調整研究方向，再後來又改了語氣。當你決定用 AI 把這些版本重新整理、統一格式或補齊段落時，真正危險的不是 AI 寫得不好，而是它把不同學校的內容混在一起，而你沒有發現。
這篇文章不是要告訴你 AI 能寫得多好，而是聚焦一個實際問題：當你手上有好幾個版本的補充說明信，用 AI 協助整理後，該怎麼核對，才能確保寄出去的內容是對的。
先建立一份「版本對照表」再開始整理
在把任何文件交給 AI 之前，先手動建立一份簡單的對照表。表格欄位至少包含：文件名稱、目標學校、目標系所、申請截止日、這份文件特別強調的研究方向、以及你修改過的關鍵段落。
這份對照表有兩個用途。第一，它讓你在整理前就清楚知道每一版的核心差異；第二，它成為整理後的核對基準。如果你連自己都說不清 A 校和 B 校版本差在哪，AI 更不可能替你判斷。
實際做法是：把每一版文件命名為「補充說明信_學校名_日期」的格式，不要用「final_v2」「最終版3」這種無法辨識內容的檔名。命名清楚，後續核對才有效率。
課程名稱與學校名稱：最容易出錯的欄位
用 AI 整理多個版本時，最常見的錯誤是「張冠李戴」——把 A 校的課程名稱、教授姓名或研究機構寫進 B 校的文件。這不是 AI 惡意造假，而是它合併內容時，可能保留了不該保留的段落。
核對時，請逐字檢查以下項目：
- 學校全名與系所名稱：注意簡稱是否正確，例如「University of Melbourne」不能寫成「Melbourne University」。
- 課程或學程名稱：部分學校的博士課程有特定名稱，例如「PhD in Public Health」與「Doctor of Public Health」是不同的。
- 你提到的教授姓名與研究方向：確認這些教授確實在你申請的系所任教，且你對他們研究領域的描述沒有過時。
- 研究機構、實驗室或研究中心名稱：這些名稱往往很長且容易混淆。
一個實用的做法是：把整理後的文字貼回原始學校官網頁面，用瀏覽器的搜尋功能逐一比對。不要只靠肉眼掃描，因為你已經看過很多次，容易自動略過錯誤。
申請系統版本：寄出前的最後一道防線
補充說明信的最終版本，不一定只存在你的電腦裡。多數申請系統會要求你直接貼上文字，或上傳 PDF。你可能在系統裡改過一次，之後又在 Word 檔裡改了另一版，最後兩者不一致。
核對申請系統版本時，請特別注意：
- 系統內貼上的文字是否與你最後確認的 Word 檔完全相同。貼上時常因格式轉換而丟失換行、引號或特殊符號。
- 上傳的 PDF 是否為最新版本。有些人習慣在 PDF 上直接註記，結果上傳了含註記的版本。
- 系統是否有字數上限。補充說明信常有字數限制，若你刪減過，確認刪減後的版本是你要的版本。
一個建議是：在按下提交前，把系統中的預覽畫面完整截圖，包含頁首頁尾。這樣即使日後需要申訴或補充，你也有證據證明當時提交的內容。
AI 整理後的三輪核對流程
如果你已經用 AI 整理過補充說明信，建議按照以下三輪順序核對，不要跳步。
第一輪：事實核對。逐字檢查學校名稱、課程名稱、教授姓名、日期、地點等客觀資訊。這一輪不需要考慮文筆，只確認有沒有寫錯。
第二輪：語意核對。閱讀每一段，確認這段話針對的是你申請的這所學校。例如你寫「貴校的跨領域研究中心」，確認這所學校確實有這個中心，而且你描述的內容與該中心實際研究方向一致。
第三輪：語氣與人稱核對。確認整封信的人稱一致、時態正確，沒有出現「我將於 2025 年入學」但其實你申請的是 2026 年入學這類矛盾。
這三輪完成後，再請一位你信任的人（不是 AI）幫你讀一遍。重點是請對方找「看起來不對勁」的地方，而不是請對方稱讚你寫得好。
常見誤區：不要把 AI 當成「校對終點」
使用 AI 整理補充說明信時，有一個心態需要調整：AI 可以幫你發現前後不一致，但它不能替你判斷哪一個版本才是正確的。
例如，AI 可能會說「你在一版提到研究 A，另一版提到研究 B，兩者不一致」。這時你必須自己決定，哪一個研究方向才是你真正想申請的。AI 無法替你回答這個問題，因為這涉及你的學術判斷與申請策略。
另外，AI 整理後的文字，不一定比你原本寫的更好。如果你覺得某段話被改得失去你的語氣，請保留你的原句。補充說明信的目的是讓審查委員理解你的思考，而不是讓 AI 展現文采。
最終，請記住：所有 AI 參與的環節，都不改變申請材料的責任主體是你本人。寄出前，逐字確認每一份文件對應的是正確的學校與系所。這道程序不能省略，也不該交給任何工具代勞。