補充說明信（Supplementary Statement）是授課型碩士申請中容易被低估的文件。它不像個人陳述那樣需要鋪陳動機，而是針對特定問題給出解釋——例如某學期成績不理想、轉系原因、或履歷上的空白期。因為篇幅短、目的明確，很多人會直接用 AI 起草，卻忽略了最關鍵的事實核對。
一封補充說明信如果課程名稱寫錯、學期數字對不上、或學校名稱有誤，不只無法達到解釋效果，反而會讓審核者懷疑你對申請的認真程度。
補充說明信最容易出錯的三個位置
根據經驗，AI 草稿最常在以下三個位置出現事實錯誤：
課程名稱與成績對應。AI 可能把「Introduction to Accounting」寫成「Principles of Accounting」，或把修課學期從大二寫成大三。這些錯誤看似細微，但審核者手上就有你的成績單。
學校與系所名稱。如果你申請的是跨國學校，AI 可能沿用你先前寫過的其他學校名稱，或把「Department of Finance」寫成「School of Finance」。
時間軸與理由的邏輯。AI 擅長把解釋寫得流暢，但可能忽略時間順序——例如你在大二下學期成績下滑，理由卻寫成「因為大三的實習壓力」，時間明顯對不上。
核對步驟：從成績單出發，而不是從草稿出發
正確的核對順序是：先打開成績單與履歷，再打開 AI 草稿，逐項比對。
具體做法：
- 把成績單上的課程名稱、學期、成績列成一張表
- 把 AI 草稿中提到的每個課程，與這張表逐一比對
- 標出所有不一致的地方，手動修正
- 確認信中提到的時間點（學期、年份）與履歷上的經歷完全吻合
這個過程不需要 AI 輔助，也不需要特殊工具，只需要耐心。重點是：不要因為 AI 草稿「讀起來很順」就跳過比對。
不同學校的補充說明信：版本分開管理
授課型碩士申請者常同時投多間學校，而每間學校對補充說明信的要求不盡相同。有些學校要求回答指定問題，有些則開放自由說明。如果你用同一份草稿修改後提交，很容易發生「這間學校的信裡提到另一間學校的 program」的錯誤。
建議為每間學校建立獨立資料夾，包含：
- 該校的申請要求截圖或原文
- 你針對該校撰寫的補充說明信版本
- 與該校相關的課程或經歷備註
提交前，用「尋找」功能搜尋其他學校名稱，確認沒有殘留。這是最簡單也最有效的防錯方法。
保留 AI 使用紀錄：保護自己也保護推薦人
補充說明信雖然不是正式學術文件，但若學校規定須揭露 AI 使用情況，請照實填寫。若無規定，仍建議保留 AI 對話紀錄與修改版本。
這不是多此一舉。萬一學校對信件內容的真實性提出疑問，你能清楚說明哪些部分是 AI 協助、哪些是你自己核對過的。誠實交代工具使用方式，比事後解釋更有說服力。
提交前檢查清單
- 信中提到的每個課程名稱與成績單一致
- 所有時間點與履歷吻合
- 學校與 program 名稱逐字正確
- 沒有殘留其他學校的名稱
- 若學校要求揭露 AI 使用，已如實填寫
- 已保留 AI 對話紀錄與修改版本
補充說明信的目的是「解釋」，不是「掩飾」。AI 可以幫你組織語言，但解釋的事實——課程、成績、時間——必須是你親自核對過的。